ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായം

1.1പശ്ചാത്തലം

അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തിലുളള ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ്  സമ്പ്രദായം കേരളത്തിലെ മുഴുവന്‍ പഞ്ചായത്തുകളിലും 2011-12 മുതല്‍ നടപ്പില്‍ വന്നിരിക്കുന്നു.പതിനൊന്നാം ധനകാര്യ കമ്മീഷന്‍റെ ശുപാര്‍ശകളുടെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ കംപ്ട്രോളര്‍ ആന്‍റ്ഓഡിറ്റര്‍ ജനറല്‍ (സി.എ.ജി) രൂപീകരിച്ച ടാസ്ക് ഫോഴ്സ് നഗരസഭകളില്‍ അക്രൂവല്‍അടിസ്ഥാനത്തിലുളള ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായം നടപ്പാക്കണമെന്ന് ശുപാര്‍ശചെയ്തു. തുടര്‍ന്ന് സി.എ.ജി.യും കേന്ദ്ര നഗരാസൂത്രണ മന്ത്രാലയവും  ചേര്‍ന്ന് നാഷണല്‍മുനിസിപ്പല്‍  അക്കൗണ്ട്സ്  മാന്വലിന് രൂപം നല്‍കി. നാഷണല്‍  മുനിസിപ്പല്‍ അക്കൗണ്ട്സ് മാന്വലില്‍ സ്വീകരിച്ച തത്വങ്ങളും ത്രിതല പഞ്ചായത്തുകളുടെ ധനകാര്യ ഇടപാടുകളുടെ പ്രത്യേകതകളും ഉള്‍കൊണ്ടാണ് കേരള പഞ്ചായത്ത് (അക്കൗണ്ട്സ്) ചട്ടങ്ങള്‍ക്ക് രൂപംനല്‍കിയിട്ടുള്ളത്.

1.2ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ്
ഓരോ സാമ്പത്തിക ഇടപാടിനും രണ്ട് തലങ്ങളുണ്ട്. ആനുകൂല്യം നല്‍കുന്ന ഒരു തലവും,ആനുകൂല്യം ലഭിക്കുന്ന മറ്റൊരു തലവും. അതിനാല്‍ ഓരോ ഇടപാടിനും രണ്ട് ഭാഗങ്ങളുണ്ട്;ഡെബിറ്റും, ക്രെഡിറ്റും. ഓരോ സ്ഥാപനവും സൂക്ഷിക്കുന്ന അക്കൗണ്ട് ബുക്കുകളില്‍ നിരവധിഅക്കൗണ്ടുകളുണ്ടാവും. ഓരോ സാമ്പത്തിക ഇടപാടും ഇവയിലെ ഏതെങ്കിലും രണ്ട്അക്കൗണ്ടുകള്‍ വീതം ഉള്‍പ്പെടുന്നതായിരിക്കും. ഒരു അക്കൗണ്ട് ആനുകൂല്യം കൈപ്പറ്റുന്നു; അതിനാല്‍ ആ അക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു. മറ്റേ അക്കൗണ്ട് ആനുകൂല്യം നല്‍കുന്നു;അതിനാല്‍ ആ അക്കൗണ്ടിനെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു. ആദ്യത്തെ അക്കൗണ്ടിനെ ഡെറ്റര്‍ (debtor)എന്നും രണ്ടാമത്തെ അക്കൗണ്ടിനെ ക്രെഡിറ്റര്‍ (creditor) എന്നും വിളിക്കാം.
ഉദാഹരണം:വിനോദ നികുതി, കാഷ് എന്നിവ പഞ്ചായത്തിന്‍റെ അക്കൗണ്ട് പുസ്തകങ്ങളിലുളളരണ്ട് അക്കൗണ്ടുകളാണ്. വിനോദ നികുതിയിനത്തില്‍ പഞ്ചായത്തിന് 5000 രൂപ കാഷ് ലഭിക്കുന്നു.വിനോദ നികുതി എന്ന അക്കൗണ്ട് കാഷ് എന്ന അക്കൗണ്ടിന് നല്‍കുന്നതാണിത്. അതിനാല്‍കാഷ് അക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു; വിനോദ നികുതി അക്കൗണ്ടിനെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.പഞ്ചായത്തിന്‍റെ അക്കൗണ്ട് ബുക്കുകളില്‍  കമ്പ്യൂട്ടര്‍  എന്ന പേരിലും സപ്ലൈയര്‍ എന്നപേരിലും ഓരോ അക്കൗണ്ടുകളുണ്ട്. സപ്ലൈ ഓര്‍ഡറിന്‍റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ സപ്ലൈയര്‍ പഞ്ചായത്തിന് 25000 രൂപ വിലയുളള കമ്പ്യൂട്ടര്‍ നല്‍കുന്നു. കമ്പ്യൂട്ടര്‍ ലഭിച്ചു, സ്റ്റോക്കില്‍ എടുത്തു.ഈ ഇടപാടില്‍ കമ്പ്യൂട്ടര്‍ എന്ന അക്കൗണ്ടിനാണ് ആനുകൂല്യം ലഭിക്കുന്നത്. ആനുകൂല്യം നല്‍കുന്നത് സപ്ലൈയര്‍ എന്ന അക്കൗണ്ടാണ്. അതിനാല്‍ ഈ ഇടപാട് പഞ്ചായത്തിന്‍റെ അക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് കമ്പ്യൂട്ടര്‍ എന്ന അക്കൗണ്ടിന് ഡെബിറ്റും സപ്ലൈയര്‍ എന്നഅക്കൗണ്ടിന് ക്രെഡിറ്റും നല്‍കിയാണ്.1494 ലൂക്കോ പാച്ചിയോലി എന്ന ഇറ്റാലിയന്‍ പുരോഹിതനാണ് ഈ സമ്പ്രദായത്തെപ്പറ്റിയുള്ളപുസ്തകം ആ്വ്യമായി പ്രസിദ്ധീകരിച്ചത്. ഓരോ ഇടപാടും ഒരേ സമയം തന്നെ രണ്ട്അക്കൗണ്ടുകളില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനാലാണ് (അതായത് ഒരേ സമയം രണ്ട് എന്‍ട്രിനടത്തുന്നതിനാലാണ്) ഈ സമ്പ്രദായത്തെ ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി എന്നു വിളിക്കുന്നത്. ഡബിള്‍എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായം കാഷ് അടിസ്ഥാനത്തിലോ അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തിലോ നടപ്പാക്കാവുന്നതാണ്.
1.3 അക്രൂവല്‍
മറ്റേതൊരു ധനകാര്യസ്ഥാപനത്തിന്‍റേയും പോലെ, പഞ്ചായത്തിന്‍റേയും കണക്കുകളില്‍ ഉള്‍പ്പെട്ട കണക്കുകളെ നാലായി തരം തിരിക്കാം. വരുമാനം, ചെലവ്, ആസ്തി, ബാദ്ധ്യതഎന്നിവയാണവ. ഇവയോരോന്നും സംബന്ധിച്ച് പഞ്ചായത്തിന് നിരവധി അവകാശങ്ങള്‍കൈവരുന്നു; നിരവധി കടപ്പാടുകള്‍ ഏറ്റെടുക്കേണ്ടി വരികയും ചെയ്യുന്നു. തല്‍ഫലമായിവരുമാനം, ചെലവ്, ബാദ്ധ്യത, ആസ്തി എന്നിവയിലുണ്ടാകുന്ന ഏറ്റക്കുറച്ചിലുകള്‍ തത്സമയംതന്നെ അക്കൗണ്ടില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തുന്ന രീതിയാണ് അക്രൂവല്‍ അക്കൗണ്ടിംഗ്. പണമിടപാട്ഉള്‍പ്പെടുന്ന ഒരു സംഭവം, കാലപ്പഴക്കം, സേവനം നല്‍കല്‍ , കരാര്‍ പൂര്‍ത്തിയാക്കല്‍ , മൂല്യത്തില്‍കുറവ് (any event ,passage of time,rendering of services,fulfilment of contracts,diminution in values ), തുടങ്ങിയവയില്‍ ഏതെങ്കിലും ഒന്ന് സംഭവിച്ചാല്‍ മതി - ഉടന്‍ തന്നെഅത് അക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. യഥാര്‍ത്ഥത്തില്‍ പണം ലഭിക്കുകയോ നല്‍കുകയോചെയ്യണമെന്നില്ല.
ഉദാഹരണം: വസ്തു നികുതി, തൊഴില്‍ നികുതി, വാടക തുടങ്ങിയവയുടെ ഡിമാന്‍റ ് തയ്യാറാക്കുന്ന മുറയ്ക്ക് വര്‍ഷാരംഭത്തില്‍ തന്നെ വരുമാനം അക്കൗണ്ടില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തുന്നു. (പണംലഭിക്കണമെന്നില്ല )? മാസത്തിലെ അവസാന പ്രവൃത്തി ദിവസം ശമ്പളച്ചെലവ് അക്കൗണ്ടില്‍രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. (പണം നല്‍കണമെന്നില്ല)
സപ്ലൈ ഓര്‍ഡറിന്‍റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ പഞ്ചായത്തില്‍ കമ്പ്യൂട്ടര്‍ ലഭിച്ച് സ്റ്റോക്കില്‍ എടുത്ത ഉടനെ ചെലവ് രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. (പണം നല്‍കണമെന്നില്ല)? വര്‍ഷാവസാനത്തില്‍ തേയ്മാനം അഥവാ ഡിപ്രീസിയേഷന്‍ ചെലവായിരേഖപ്പെടുത്തുന്നു (പണം നല്‍കുന്നില്ല)
1.4അക്രൂവല്‍ അക്കൗണ്ടിംഗ്
വരുമാനങ്ങളും ചെലവുകളും അവ അക്രൂ (accrue) ചെയ്യുമ്പോള്‍ , അതായത് വര്‍ദ്ധിക്കുമ്പോള്‍ (accumulate), അല്ലെങ്കില്‍ നേടുമ്പോള്‍ /ചെലവു ചെയ്യുമ്പോള്‍ , തന്നെ കണക്കിലെടുക്കുന്ന അക്കൗണ്ടിംഗ് രീതിയെയാണ് അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനമാക്കിയ അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായം എന്നു വിശേഷിപ്പിക്കുന്നത്. പണം ലഭിച്ചോ നല്‍കിയോ എന്ന കാര്യം പ്രസക്തമല്ല. കാഷ് അടിസ്ഥാനത്തിലുളള സമ്പ്രദായത്തില്‍ പണം ലഭിക്കുകയോ പണം നല്‍കുകയോ ചെയ്താല്‍ മാത്രമേ അക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുകയുളളൂ. എന്നാല്‍ പണം ലഭിച്ചാലും ലഭിച്ചില്ലെങ്കിലും, നല്‍കിയാലും നല്‍കിയില്ലെങ്കിലും വരുമാനവും ചെലവും ബാദ്ധ്യതയും ആസ്തിയും രേഖപ്പെടുത്തുന്നതാണ് അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തിലുളള സമ്പ്രദായം. ഉദാഹരണമായി വസ്തുനികുതി ഡിമാന്‍ഡ് വര്‍ഷാരംഭത്തില്‍ തന്നെ പഞ്ചായത്ത് തയ്യാറാക്കുന്നു. അപ്പോള്‍ തന്നെ മുഴുവന്‍ ഡിമാന്‍ഡ് തുകയും വരുമാനമായി തന്നാണ്ടത്തെ വരുമാന-ചെലവ് സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റില്‍ (Income and Expenditure Statement ) ഉള്‍പ്പെടുത്തുന്നു, ഒരു തുകയും അപ്പോള്‍ ലഭിച്ചിട്ടില്ല. അതിനാല്‍ മുഴുവന്‍ തുകയും കിട്ടാനുള്ള വസ്തുനികുതി അഥവാ  ആസ്തിയായി അന്നേദിവസത്തെ ആസ്തി-ബാദ്ധ്യതാ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റില്‍ (Balance Sheet )ഉള്‍പ്പെടുത്തുന്നു. ഇപ്രകാരം വര്‍ഷാരംഭത്തില്‍ പഞ്ചായത്തിന്‍റെ കണക്കില്‍ ഒരേ തുക  വസ്തു നികുതി  എന്ന വരുമാനമായും  കിട്ടാനുള്ള വസ്തുനികുതി എന്ന ആസ്തിയായുംരേഖപ്പെടുത്തുന്നു.
ക്രമേണ ഓരോ ദിവസങ്ങളിലായി, വസ്തുനികുതി പണമായി ലഭിച്ചു കൊണ്ടിരിക്കും.പണം ലഭിക്കുന്ന മുറയ്ക്ക്  കിട്ടാനുള്ള വസ്തുനികുതി എന്ന ആസ്തി കുറഞ്ഞു കൊണ്ടിരിക്കും;പണം എന്ന ആസ്തി വര്‍ദ്ധിച്ചു കൊണ്ടിരിക്കും, വര്‍ഷാവസാനത്തില്‍ കുറേ തുക പിരിഞ്ഞുകിട്ടാനുണ്ടെങ്കില്‍ , ആ തുക വര്‍ഷാന്ത്യദിനത്തില്‍  കിട്ടാനുള്ള വസ്തുനികുതി എന്നആസ്തിയായി തന്നെ കാണിച്ചിരിക്കും.മറ്റൊരുദാഹരണം നോക്കാം. ഓരോ മാസവും അവസാനിക്കുന്നതിനുമുമ്പ് പഞ്ചായത്ത്ശമ്പള ബില്‍ തയ്യാറാക്കുന്നു. ഓരോ മാസത്തേയും ശമ്പളം യഥാര്‍ത്ഥത്തില്‍ ആ മാസത്തെചെലവാണ്. പക്ഷേ ഇപ്പോഴത്തെ രീതിയില്‍ പണം അടുത്ത മാസമേ ജീവനക്കാര്‍ക്ക് നല്‍കുകയുള്ളൂ. മാര്‍ച്ച് മാസത്തെ ശമ്പളമാണെങ്കില്‍ അടുത്ത സാമ്പത്തിക വര്‍ഷം മാത്രമേപണമായി നല്‍കുകയുള്ളൂ. ഇതൊക്കെയാണെങ്കിലും ഏതുമാസത്തെ ശമ്പളമാണോ, അതേമാസം തന്നെ ശമ്പളത്തുക ചെലവായി വരുമാന-ചെലവ് സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റില്‍  (Income and Expenditure Statement ) ഉള്‍പ്പെടുത്തുന്നു. തുല്യമായ തുക കൊടുക്കാനുള്ള ശമ്പളം അഥവാ ബാദ്ധ്യതയായി ആസ്തി - ബാദ്ധ്യതാ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റിലും (Balance Sheet ) ഉള്‍പ്പെടുത്തുന്നു.പണം അടുത്തമാസം നല്‍കുമ്പോള്‍  പണം എന്ന  ആസ്തിയില്‍ കുറവു വരുന്നു;അതോടൊപ്പം തുല്യ തുകയ്ക്ക്  കൊടുക്കാനുള്ള ശമ്പളം  എന്ന ബാദ്ധ്യതയിലും കുറവു വരുന്നു.മാര്‍ച്ച് മാസത്തെ ശമ്പളമാണെങ്കില്‍ , മാര്‍ച്ച് അവസാന ദിവസത്തെ ബാലന്‍സ് ഷീറ്റില്‍ ,കൊടുക്കാനുള്ള ശമ്പളം എന്ന ഇനത്തില്‍ ബാദ്ധ്യതയായി കാണിച്ചിരിക്കും.
1.5അക്രൂവല്‍ അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായത്തിന്‍റെ മെച്ചം
പഞ്ചായത്തുകളില്‍ നിലനിന്നു പോന്നത് കാഷ് അടിസ്ഥാനത്തിലുളള സിംഗിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായമാണ്. കേന്ദ്ര-സംസ്ഥാന സര്‍ക്കാരുകളും ഇതേ സമ്പ്രദായംതന്നെയാണ് ഇതുവരെ പിന്തുടര്‍ന്നത്. എന്നാല്‍ കേന്ദ്ര-സംസ്ഥാന സര്‍ക്കാരുകളുടെഅക്കൗണ്ടുകളും അക്രൂവല്‍ സമ്പ്രദായത്തിലേക്ക് ഉടന്‍ തന്നെ മാറുന്നതാണെന്ന കാര്യംകേന്ദ്രസര്‍ക്കാരും കംപ്ട്രോളര്‍ ആന്‍റ ് ഓഡിറ്റര്‍ ജനറലും പ്രഖ്യാപിച്ചു കഴിഞ്ഞു. കാഷ് അടിസ്ഥാനത്തിലും അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തിലുമുള്ള സമ്പ്രദായങ്ങള്‍ തമ്മിലുള്ള താരതമ്യം താഴെ കൊടുക്കുന്നു:

കാഷ്അടിസ്ഥാനത്തിലുളളസിംഗിള്‍ എന്‍ട്രിഅക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായം അക്രൂവല്‍അടിസ്ഥാനത്തിലുളളഡബിള്‍ എന്‍ട്രിഅക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായം  അക്രൂവല്‍അടിസ്ഥാനത്തിലുളളസമ്പ്രദായത്തിന്‍റെ മെച്ചം
പണം ലഭിക്കുമ്പോഴും പണംനല്‍കുമ്പോഴും മാത്രമേഅക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നുളളൂ.അതായത് പണം വരവ്, പണംകൊടുക്കല്‍ എന്നീ വിവരങ്ങള്‍മാത്രമാണ് അക്കൗണ്ടില്‍ല്‍
രേഖപ്പെടുത്തുന്നത്.
വരുമാനം, ചെലവ്, ആസ്തി,ബാദ്ധ്യത എന്നിവ സംബന്ധിച്ച്കൈവരുന്ന അവകാശങ്ങളുംഏറ്റെടുക്കുന്ന ബാദ്ധ്യതകളും അവ സംഭവിക്കുന്ന മുറയ്ക്ക് തന്നെ അക്കൗണ്ടില്‍
രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. 
ഓരോ അക്കൗണ്ട്സംബന്ധിച്ചുമുളള ധനകാര്യഇടപാടുകളുടെ പൂര്‍ണ്ണ വിവരംലഭ്യമാകുന്നു.
കാഷ് ബുക്കിന്‍റെയും വരവ് ചെലവ് രജിസ്റ്ററുകളുടെയുംഅടിസ്ഥാനത്തില്‍ തയ്യാറാക്കിയ പണം വരവ്- പണം കൊടുക്കല്‍സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ് (Receipts and Payments Statement) ആണ് വാര്‍ഷിക ധനകാര്യ പത്രിക. ഇത്വഴി ഓരോ ഇനത്തിലേയുംപണം വരവും പണംകൊടുക്കലും സ്ഥാപനത്തിന്‍റെനീക്കിയിരിപ്പും മാത്രമേഅറിയാന്‍ കഴിയുക യുളളൂ. വരുമാനവും ചെലവുംരേഖപ്പെടുത്തുന്നില്ല കിട്ടാനുംകൊടുക്കാനുമുള്ള തുകകളടക്കംആസ്തി ബാദ്ധ്യതകളുടെ വിവരംപ്രത്യേകം രജിസ്റ്ററുകളിലാണ്സൂക്ഷിച്ചിട്ടുളളത്. കാഷ് ബുക്ക്, ജേണല്‍ ബുക്ക്,ലെഡ്ജര്‍ , ട്രയല്‍ ബാലന്‍സ് എന്നിവയുടെഅടിസ്ഥാനത്തില്‍ താഴെപറയുന്ന മൂന്ന് അക്കൗണ്ട്സ്റ്റേറ്റുമെന്‍റുകള്‍ വര്‍ഷാന്ത്യം
തയ്യാറാക്കുന്നു.1.Balance Sheet2.Income and Expenditure Statement 3.Receipts and Payments Statement 
Receipts and Payments Statement തയ്യാറാക്കുന്നതിനാല്‍ കാഷ്
അടിസ്ഥാനത്തിലുളള സമ്പ്രദായപ്രകാരമുളള മുഴുവന്‍ വിവരവുംഇവിടെയും ലഭിക്കുന്നു.ബാലന്‍സ്ഷീറ്റ് തയ്യാറാക്കുന്നതിനാല്‍ മൊത്തം ആസ്തിബാദ്ധ്യതകളുടെ ചിത്രംഅക്കൗണ്ടിലൂടെതന്നെലഭിക്കുന്നു. Income and Expenditure Statement വഴി
ഓരോ വര്‍ഷത്തേയും വരുമാനംകൊണ്ടു തന്നെ ആ വര്‍ഷത്തെചെലവുകള്‍ നിവ്വഹിക്കുവാന്‍കഴിഞ്ഞുവോ എന്ന് (അതായത്,കമ്മിയൊന്നുമില്ലാതെപ്രവര്‍ത്തിച്ചുവോ എന്ന്)
അക്കൗണ്ടില്‍ നിന്നു തന്നെഅറിയാന്‍ കഴിയുന്നു
ഓരോ വര്‍ഷവും തയ്യാറാക്കുന്നകണക്കില്‍ (പണം വരവ് - പണംനല്‍കല്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റില്‍)തന്നാണ്ടത്തെ തുകകള്‍ക്ക് പുറമെ
മുന്‍വര്‍ഷങ്ങളെ സംബന്ധിച്ചകുടിശ്ശിക തുകകളുംഉള്‍പ്പെടുത്തിയിരിക്കും. ഭാവിവര്‍ഷങ്ങളിലേക്കുള്ള അഡ്വാന്‍സ്തുകകളും ഉള്‍പ്പെട്ടേക്കാം
തന്നാണ്ടിലെ വരുമാന -ചെലവുകള്‍ മാത്രംഉള്‍ക്കൊള്ളുന്ന Income and Expenditure Statement തയ്യാറാക്കുന്നതിനാല്‍
ഓരോ വര്‍ഷത്തെയുംവരുമാനവും ചെലവുംമുന്‍വര്‍ഷത്തെ വരുമാനവുംചെലവുമായി താരതമ്യംചെയ്യാന്‍ കഴിയും.
തന്നാണ്ടിലെ പ്രവര്‍ത്തനഫലംമിച്ചമോ കമ്മിയോ എന്ന്മനസ്സിലാക്കാം.
ആസ്തി ബാദ്ധ്യതകളുടെ വിവരം
കണക്കില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തുന്നില്ല.
കിട്ടാനുള്ളതും
കൊടുക്കാനുള്ളതുമായ
തുകകള്‍ ഉള്‍പ്പടെയുള്ള
ആസ്തി ബാദ്ധ്യതകള്‍
ഉള്‍പ്പെടുന്ന ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ്
ധനകാര്യസ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റിന്‍റെ
ഭാഗമാണ്.
ആസ്തി ബാദ്ധ്യതകള്‍
സംബന്ധിച്ച പൂര്‍ണ്ണവിവരങ്ങള്‍
ലഭിക്കുന്നു.

ധനകാര്യ ഇടപാടുകളെ നാലായി തരംതിരിക്കാം: വരുമാനം (Income) , ചെലവ്(Expense), ബാധ്യത (liability), ആസ്തി (Asset) എന്നിങ്ങനെ. ഒരു അക്കൗണ്ടിംഗ് കാലയളവില്‍ (അതായത്,സാധാരണ ഗതിയില്‍ , ഒരു സാമ്പത്തിക വര്‍ഷത്തില്‍) ലഭിക്കാന്‍ അര്‍ഹതപ്പെട്ട തുകകളാണ്വരുമാനം; കൊടുക്കാന്‍ ബാദ്ധ്യതപ്പെട്ട തുകകളാണ് ചെലവ്. യഥാര്‍ത്ഥത്തില്‍ ലഭിച്ച തുകകളെ പണം വരവ്  (Receipt) എന്നും യഥാര്‍ത്ഥത്തില്‍ കൊടുത്ത തുകകളെ പണം കൊടുക്കല്‍ (Payments) എന്നും പേര്‍ പറയാം. ഇപ്രകാരമുള്ള പണം വരവുകളിലും പണം കൊടുക്കലുകളിലും കുടിശ്ശിക തുകകളും ഭാവികാലത്തേയ്ക്കുള്ള തുകകളും ഉള്‍പ്പെട്ടെന്നു വരാം. എന്നാല്‍വരുമാനത്തിലും, ചെലവിലും കുടിശ്ശിക തുകകളും ഭാവിയിലേയ്ക്കുള്ള തുകകളും ഉള്‍പ്പെടുകയില്ല.

ഒരു തുക യഥാര്‍ത്ഥത്തില്‍ ഏതു ദിവസമാണോ ലഭിക്കേണ്ടത് ആ ദിവസം ആ വരുമാനംഅക്രൂ ചെയ്തതായി രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ഇപ്രകാരം അക്രൂ ചെയ്യേണ്ട വരുമാനങ്ങള്‍ക്കുള്ളഉദാഹരണങ്ങളാണ് വസ്തുനികുതി, തൊഴില്‍ നികുതി (ട്രേഡേഴ്സ്), പരസ്യനികുതി, വാടക,ഡ & ഒ ലൈസന്‍സ്, പി എഫ് എ ലൈസന്‍സ്, ലേലം ചെയ്ത് കൊടുത്ത മാര്‍ക്കറ്റ് വരവ്, ബസ്സ്റ്റാന്‍ഡ് വരവ് തുടങ്ങിയവ. ഒപ്പം തന്നെ ലഭിക്കേണ്ട വരുമാനമായി ആസ്തിയിലുംഉള്‍പ്പെടുത്തുന്നു.അതുപോലെ ഒരു തുക യഥാര്‍ത്ഥത്തില്‍ ഏതു ദിവസമാണോ ചെലവു ചെയ്യേണ്ടത്അതേ ദിവസം തന്നെ ചെലവ് ചെയ്തതായി അക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ഇത്തരംചെലവുകള്‍ക്കുള്ള ഉദാഹരണങ്ങളാണ് ശമ്പളം, സപ്ലൈ ഓര്‍ഡര്‍ കൊടുത്ത് വാങ്ങുന്നസാധനങ്ങള്‍ , വായ്പകളുടെ പലിശ, തുടങ്ങിയവ. ഒപ്പം തന്നെ കൊടുത്തു തീര്‍ക്കേണ്ടബാദ്ധ്യതയിലും രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.
ഇപ്രകാരം അക്രൂ ചെയ്യുന്ന വരുമാനങ്ങളും ചെലവുകളും കണക്കിലെടുത്തിട്ടുള്ളഅക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായമായതിനാലാണ് അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള സമ്പ്രദായമെന്ന്ഈ രീതിയെ വിശേഷിപ്പിക്കുന്നത്.
1.6  അക്കൌണ്ട് തരം തിരിച്ച്
അക്കൗണ്ടുകളെ മൂന്നായി തരം തിരിക്കാം.
1.Personal Account   : വ്യക്തികളും സ്ഥാപനങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട അക്കൗണ്ട്
ഉദാ : ഒരു കരാറുകാരന്‍റെ പേരിലുളള അക്കൗണ്ട്, ഒരു സ്ഥാപനത്തിന്‍റെ പേരിലുളള അക്കൗണ്ട്,    ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട്
2. Real Account  : ആസ്തികളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട അക്കൗണ്ട്
ഉദാ : കാഷ് അക്കൗണ്ട്, ഭൂമി, കെട്ടിടം, വാഹനം. സോഫ്റ്റ്വെയര്‍ ‍
3. Nominal Account   : വരുമാനവും ചെലവുമായി ബന്ധപ്പെട്ടത്
ഉദാ: വാടക, ശമ്പളം, പലിശ, വസ്തു നികുതി, വൈദ്യുതിചാര്‍ജ്, വാട്ടര്‍ ചാര്‍ജ്.
ഇവയില്‍ ഓരോ അക്കൗണ്ടിനേയും ഡെബിറ്റും ക്രെഡിറ്റും എങ്ങനെ ബാധിക്കുമെന്ന്വിവരിക്കുന്നത് താഴെ നല്‍കിയിരിക്കുന്ന മൂന്ന് സുവര്‍ണ്ണ നിയമങ്ങളിലൂടെയാണ്. ആദ്യംഅക്കൗണ്ടുകളെ Personal, Real , Nominal  എന്നിങ്ങനെ വിഭജിക്കുക. തുടര്‍ന്ന് അവയെഡെബിറ്റും ക്രെഡിറ്റും എങ്ങനെ ബാധിക്കുമെന്ന് പരിശോധിക്കുക.
Personal Account Debit the receiver; credit the giver.
Real Account Debit what comes in; credit what goes out
Nominal Account Debit all expenses and losses, Credit all incomes and gains 

1.7 ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി പഞ്ചായത്തുകളുടെ പശ്ചാത്തലത്തില്‍ 
താഴെ കാണിക്കുന്ന രീതിയിലായിരിക്കും ഓരോ ഇടപാടുകളും പഞ്ചായത്തുകള്‍  രേഖപ്പെടുത്തുക.
1.7.1 വിനോദ നികുതിയിനത്തില്‍ 5,000 രൂപ കാഷ് ലഭിച്ചു.
കാഷ് അക്കൗണ്ട്, എന്നത് ഒരു റിയല്‍ അക്കൗണ്ട്, ആണ്. അതിനാല്‍ കാഷ് ലഭിക്കുമ്പോള്‍ കാഷ് അക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു. അതുപോലെ വിനോദനികുതി അക്കൗണ്ട്, ഒരു നോമിനല്‍ അക്കൗണ്ട് ആണ്. ഒരു വരവു ലഭിക്കുമ്പോള്‍ ആ അക്കൗണ്ടിനെക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.

Particulars  Debit Amount (Rs) Credit Amount(Rs)
Cash A/c                         Dr      5,000  
To Entertainment tax  A/c    5,000

1.7.2 സപ്ലൈയറില്‍ നിന്ന് 25,000 രൂപ വിലയുളള കംപ്യൂട്ടര്‍ ലഭിച്ചു, സ്റ്റോക്കില്‍ എടുത്തു.

Particulars  Debit Amount (Rs) Credit Amount(Rs)
Computer A/c                         Dr      25,000  
To Supplier A/c    25,000

കംപ്യൂട്ടര്‍ അക്കൗണ്ട്          ഒരു റിയല്‍ അക്കൗണ്ട് ആണ്. അതിനാല്‍ ലഭിക്കുമ്പോള്‍ ആഅക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു. സപ്ലൈയര്‍ അക്കൗണ്ട്     ഒരു പെഴ്സണല്‍ അക്കൗണ്ട്ആണ്. ഇവിടെ സാധനം നല്‍കുന്ന ആളാണ് സപ്ലൈയര്‍ . അതുകൊണ്ട്  സപ്ലൈയര്‍അക്കൗണ്ടിനെ     ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.

1.8 ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി - മറ്റൊരു രീതിയില്‍ പരിചയപ്പെടല്‍
ഡെബിറ്റും ക്രെഡിറ്റും അക്കൗണ്ടുകളെ എങ്ങനെ ബാധിക്കുമെന്ന് , മറ്റൊരു രീതിയില്‍ , താഴെ പറയുന്ന നാല് നിയമങ്ങളിലൂടെ വിശദീകരിക്കാം. അക്കൗണ്ടുകളെ ആദ്യം നാലായി വിഭജിക്കുക.
1. Income  വരുമാനം 2. Expenditure  ചെലവ് 3. Liability  ബാദ്ധ്യത 4.Asset   ആസ്തി
തുടര്‍ന്ന് താഴെ പറയുന്ന നാല് നിയമങ്ങള്‍ അവലംബിക്കുക
1. If debited, Expenditures and Assets increase
2. If credited, Expenditures and Assets decrease
3. If credited, Incomes and Liabilities increase 
4. If debited, Incomes and Liabilities decrease
ഉദാഹരണം - 1
ഒന്നാമത്തെ നിയമവും ((If debited, Expenditures and Assets increase)) രണ്ടാമത്തെ നിയമവും (If credited, Expenditures and Assets decrease)  പരിശോധിക്കാം.
5 ലക്ഷം രൂപയ്ക്കുള്ള ചെക്ക് കൊടുത്ത് കാര്‍ വാങ്ങി. ഇവിടെ ചെക്ക് (ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട്)എന്നതും, കാര്‍ എന്നതും അസറ്റ് അക്കൗണ്ടുകളാണ്. ഈ ഇടപാടിന്‍റെ ഫലംകാര്‍ അക്കൗണ്ട് എന്ന ആസ്തി വര്‍ദ്ധിക്കുന്നു; ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട്    എന്ന ആസ്തി കുറയുന്നു എന്നതാണ്. ഇതുസൂചിപ്പിക്കാന്‍   കാര്‍ അക്കൗണ്ട്   എന്ന Asset Account നെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു; ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട്    എന്ന Asset Account നെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു. താഴെ കാണിക്കുന്ന രീതിയിലാണ് ഈ ഇടപാട് അക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നത്.

Particulars  Debit Amount (Rs) Credit Amount(Rs)
Car A/c                         Dr      5,00000   
           To Bank A/c    5,00000 

ഉദാഹരണം - 2
പഞ്ചായത്ത്         കാഷ്  ആയി 15000 രൂപ     ശമ്പളം   നല്‍കി. ഇവിടെ   കാഷ് അക്കൗണ്ട്   എന്നത് ഒരു Asset Account  ആണ്;     ശമ്പളം അക്കൗണ്ട് എന്നത് പഞ്ചായത്തിന്‍റെ Expenditure Account  ആണ്. കാഷ് നല്‍കുമ്പോള്‍ Asset Account  കുറവ് സംഭവിക്കുന്നു; അതിനാല്‍ ആ അക്കൗണ്ടിനെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു; ശമ്പളം നല്‍കുമ്പോള്‍ Expenditure Account  ല്‍ വര്‍ദ്ധനവുണ്ടാകുന്നു. അതിനാല്‍ ആ അക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു. ഇത് താഴെ കാണിക്കുന്ന വിധമായിരിക്കും അക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുക.

Particulars  Debit Amount (Rs) Credit Amount(Rs)
Salaries A/c                         Dr      15,000  
                    To CashA/c    15,000

ഉദാഹരണം -3
ശമ്പളമായി ലഭിച്ച തുകയില്‍ 500 രൂപ അധികമാണെന്ന് മനസ്സിലാക്കി, തുക ലഭിച്ചയാളില്‍നിന്ന് പഞ്ചായത്തിന് കാഷ് ആയി തുക തിരികെ ലഭിക്കുന്നു. ഇപ്പോള്‍ പഞ്ചായത്തിന്‍റെ Expenditure Account  ആയ ശമ്പളം അക്കൗണ്ടില്‍ കുറവു സംഭവിക്കുന്നു. അതിനാല്‍ ആഅക്കൗണ്ടിനെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു. ഒപ്പം പഞ്ചായത്തിന്‍റെ Asset Account  ആയ കാഷ്അക്കൗണ്ട് വര്‍ദ്ധിക്കുന്നു; അതിനാല്‍ ആ അക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു. താഴെ നല്‍കുന്നഎന്‍ട്രി പരിശോധിക്കുക.

Particulars  Debit Amount (Rs) Credit Amount(Rs)
Cash A/c                         Dr      500  
               To Salaries A/c    500

ഉദാഹരണം - 4
Income Account, Liability Account എന്നിവ സംബന്ധിച്ച ഉദാഹരണം നോക്കാം. (If credited, Incomes and Liabilities increase If debited, Incomes and Liabilities decrease).   Sale of Tender forms അതായത് ടെണ്ടര്‍ ഫോറം വില്പന സംബന്ധിച്ച അക്കൗണ്ട്)  ഒരു Income Account  ആണ്. VAT Payable .
(അതായത് വില്പന നികുതി സംബന്ധിച്ച അക്കൗണ്ട്) ഒരു Liability Account ഉം. ടെന്‍ഡര്‍ ഫോറം വിറ്റപ്പോള്‍ 100 രൂപ വിലയും 4 രൂപ   വാറ്റും      കാഷ് ആയി കിട്ടി. ഇവയില്‍ 100 രൂപ Income , 4 രൂപ Liability. ഇവിടെ    Sale of Tender forms Account , VAT Payable Account എന്നിവയില്‍ 100+4 രൂപയുടെ വര്‍ദ്ധനവുണ്ടാകുന്നു. അതിനാല്‍ ആ  Income ,Liability  ഹെഡുകളെ ക്രെഡിറ്റു ചെയ്യുന്നു. അതോടൊപ്പം കാഷ് അക്കൗണ്ട് എന്ന Asset Account ലും  104 രൂപയുടെ വര്‍ദ്ധനവുണ്ടാകുന്നു. അതിനാല്‍ ആ അക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.ഇത് താഴെ കാണിക്കുന്ന വിധമായിരിക്കും അക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുക.

Particulars  Debit Amount (Rs) Credit Amount(Rs)
Cash A/c                         Dr      104  
To Sale of Tender formsA/c                  100
To VAT Payable A/c                      4

 

ഉദാഹരണം - 5
വാടക എന്ന Income Account  ലഭിച്ച തുകയില്‍ കാഷ് ആയി 100 രൂപ തിരികെ നല്‍കുന്നു.അപ്പോള്‍ Rent Account  കുറവുണ്ടാകുന്നു. അതിനാല്‍ ആ അക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.അതേ സമയം കാഷ് അക്കൗണ്ട് എന്ന അസറ്റ് അക്കൗണ്ടില്‍ കുറവു സംഭവിക്കുന്നു. അതിനാല്‍കാഷ് അക്കൗണ്ടിനെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു. 

Particulars  Debit Amount (Rs) Credit Amount(Rs)
Rent A/c                         Dr     100  
           To Cash A/c    100

 ഉദാഹരണം - 6
ശമ്പളത്തില്‍ നിന്ന് റിക്കവറി ആയി പിടിച്ച Provident Fund  തുക 2000 രൂപ ചെക്ക് ആയി യഥാസ്ഥാനത്ത് അയച്ചുകൊടുക്കുന്നു. അപ്പോള്‍ Recoveries  എന്ന Liabilityയില്‍ കുറവുണ്ടാകുന്നു. അതിനാല്‍ ആ Liability Account നെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു. അതേ സമയംബാങ്ക് അക്കൗണ്ട് എന്ന അസറ്റ് അക്കൗണ്ടില്‍ കുറവു സംഭവിക്കുന്നു. അതിനാല്‍ ആഅക്കൗണ്ടിനെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.

Particulars  Debit Amount (Rs) Credit Amount(Rs)
Recoveries Payable-Provident Fund A/c  Dr                        2000
           To Bank A/c    2000

 1.9 ജേണല്‍ തയ്യാറാക്കല്‍
ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായത്തില്‍ ബുക്ക് ഓഫ് ഒറിജിനല്‍ എന്‍ട്രി എന്നത് ജേണല്‍ ബുക്ക് ആണ്. ആവര്‍ത്തിച്ചു വരുന്ന ജേണലുകളെ പ്രത്യേക പുസ്തകങ്ങളില്‍ രേഖപ്പെടുത്താം- ഇത്തരം സ്പെഷ്യലൈസ്ഡ് ജേണലുകളാണ് പര്‍ച്ചേസ് ബുക്ക്, സെയില്‍സ് ബുക്ക്, കാഷ് ബുക്ക്, ബാങ്ക് ബുക്ക് തുടങ്ങിയവ. ഇവ ലെഡ്ജറുകളായും പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നു.പഞ്ചായത്ത് അക്കൗണ്ടിംഗില്‍ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുമ്പോള്‍ ജേണല്‍ ബുക്ക്, കാഷ് ബുക്ക്, ബാങ്ക്ബുക്ക് എന്നിവ മാത്രമേ പ്രസക്തമാവുന്നുള്ളൂ. ഏതു ധനകാര്യ ഇടപാടിലും ചുരുങ്ങിയത് ഒരുഡെബിറ്റും ഒരു ക്രെഡിറ്റും ഉണ്ടാവും. ഇപ്രകാരം ഒരു ധനകാര്യ ഇടപാടിനെ ഡെബിറ്റുംക്രെഡിറ്റുമായി രേഖപ്പെടുത്തുന്ന പ്രക്രിയയെ ജേണലൈസ് ചെയ്യുക എന്നു പറയുന്നു. ജേണലിന്ഉദാഹരണം താഴെ കൊടുക്കുന്നു.

Date Particulars  L/F* Debit Amount (Rs) Credit Amount(Rs
1.01.2010 Cash Ac         Dr               1000  
To Rent (being the rent of building for January 2010 received in cash    1000

 

*.L/F:Ledger Folio
ഇടപാടുകളെ ജേണലൈസ് ചെയ്യാന്‍ പഠിച്ചാല്‍ അക്കൗണ്ടിംഗ് വളരെ എളുപ്പമായിരിക്കും.ഓരോ ഇടപാടിനേയും ജേണലൈസ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള നടപടികള്‍ പടിപടിയായി താഴെസൂചിപ്പിക്കാം.
1. ഇടപാടിലെ രണ്ട് അക്കൗണ്ടുകള്‍ ഏതെല്ലാമാണെന്ന് വേര്‍തിരിച്ചറിയുക. (ഏറ്റവും ചുരുങ്ങിയത് രണ്ട് അക്കൗണ്ടുകള്‍ ഉണ്ടായിരിക്കും.)
2. ഓരോ അക്കൗണ്ടും പേഴ്സണല്‍ അക്കൗണ്ടാണോ, റിയല്‍ അക്കൗണ്ടാണോ, നോമിനല്‍ അക്കൗണ്ടാണോ എന്ന് വേര്‍തിരിച്ചറിയുക.3. തിരിച്ചറിഞ്ഞു കഴിഞ്ഞാല്‍ , നേരത്തേ സൂചിപ്പിച്ചിട്ടുള്ള നിയമപ്രകാരം, ഈ ഇടപാടില്‍ ഏത് അക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യണം, ഏത് അക്കൗണ്ടിനെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യണം എന്നു തീരുമാനിക്കുക.
4. തീരുമാനിച്ചതിന്‍റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ ഒരു അക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റു ചെയ്തും മറ്റേഅക്കൗണ്ടിനെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്തും ജേണല്‍ തയ്യാറാക്കുക.
മറ്റൊരു രീതിയിലാണെങ്കില്‍ :
1. രണ്ട് അക്കൗണ്ടുകള്‍ വേര്‍തിരിച്ചറിയുക.
2. ഇന്‍കം/എക്സ്പെന്‍റിച്ചര്‍ /ലയബിലിറ്റി/ അസറ്റ് - ഇവയില്‍ ഏതാണെന്ന്വേര്‍തിരിച്ചറിയുക.
3. നേരത്തേ സൂചിപ്പിച്ചിട്ടുള്ള നിയമപ്രകാരം, ഡെബിറ്റ് / ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യാന്‍ തീരുമാനിക്കുക.
4. ജേണലൈസ് ചെയ്യുക.
1.10 ലെഡ്ജര്‍ 
ഉദാഹരണം 1.5.1 ലെ ജേണല്‍ എന്‍ട്രികളില്‍ നിന്ന്അടുത്ത പടിയായി ഓരോ ജേണലും ലെഡ്ജറിലേക്ക് പകര്‍ത്തണം. സ്ഥാപനത്തിന്‍റെഓരോ അക്കൗണ്ടിനും ലെഡ്ജറില്‍ ഒരു പേജുണ്ട്. ജേണലില്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയ ഓരോഡെബിറ്റിനും ക്രെഡിറ്റിനും ലെഡ്ജറില്‍ തത്തുല്യമായ ഒരു പോസ്റ്റിംഗ് ഉണ്ടായിരിക്കും.
Cash Account

Date                  Particulars  Debit Amount (Rs) Credit Amount(Rs)
 To Entertainment Tax A/c                                     5000  

Entertainment Tax Account 

 

Date     Particulars  Debit Amount (Rs) Credit Amount(Rs)
 By Cash A/c                                           5000

Computer Account

 Date       Particulars  Debit Amount (Rs) Credit Amount(Rs)
          To Supplier  A/c                                      25000

Supplier  Account

Date      Particulars  Debit Amount (Rs) Credit Amount(Rs)
                       By Computer A/c                  25000

  1.11ട്രയല്‍ ബാലന്‍സ് 

വര്‍ഷാവസാനം (അഥവാ കാലാവധി അവസാനം) ലെഡ്ജറിലെ തുകകള്‍ കൂട്ടി ലെഡ്ജറുകള്‍ ബാലന്‍സ് ചെയ്യണം. ലെഡ്ജറിലെ ഓരോ ഡെബിറ്റ് ബാലന്‍സും ക്രെഡിറ്റ്ബാലന്‍സും ട്രയല്‍ ബാലന്‍സിലേക്ക് എടുത്തെഴുതണം. ഡെബിറ്റ് ബാലന്‍സുകളുടെ മൊത്തംതുക ക്രെഡിറ്റ് ബാലന്‍സുകളുടെ മൊത്തം തുകയ്ക്ക് തുല്യമായിരിക്കും.
1.12 ഇന്‍കം ആന്‍റ് എക്സ്പെന്‍ഡിച്ചര്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ് ട്രയല്‍ ബാലന്‍സ് തയ്യാറാക്കുക വഴി് ലെഡ്ജര്‍ 
ബാലന്‍സുകളുടെ കൃത്യത ഉറപ്പാക്കിക്കഴിഞ്ഞു. അടുത്തപടിയായി വരുമാന അക്കൗണ്ടുകളും ചെലവ് അക്കൗണ്ടുകളുംലെഡ്ജറില്‍ നിന്ന് ഇന്‍കം ആന്‍റ് എക്സ്പെന്‍ഡിച്ചര്‍ അക്കൗണ്ടിലേക്ക് (സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റിലേക്ക്) മാറ്റുന്നു. ഈ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റും ഒരു അക്കൗണ്ടാണ്. അതിനാല്‍ ഇനി മുതല്‍ ഈ അക്കൗണ്ടില്‍ ബാലന്‍സുകള്‍ ഒന്നുമില്ല. വരുമാനവുംചെലവും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസമാണ് മിച്ചം അഥവാ കമ്മി. മിച്ചം/കമ്മി ബാലന്‍സ് ഷീറ്റിലേക്ക് മാറ്റുന്നു.
1.13 ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ് തുടര്‍ന്ന് ആസ്തി ബാദ്ധ്യതാ അക്കൗണ്ടുകളിലെ ബാലന്‍സുകളും ഇന്‍കം ആന്റ‍റ് എക്സ്പെന്‍ഡിച്ചര്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റില്‍ നിന്നുള്ള മിച്ചം അഥവാ കമ്മിയും ഉള്‍പ്പെട്ട ബാലന്‍സ്ഷീറ്റ് തയ്യാറാക്കുന്നു. മിച്ചം/ കമ്മി ബാധിക്കുന്നത് സ്ഥാപനത്തിന്‍റെ മൂലധനത്തെ (പഞ്ചായത്തിന്‍റെകാര്യത്തില്‍ പഞ്ചായത്ത്ഫണ്ടിനെ) യാണ്. മൂലധനം (പഞ്ചായത്ത്ഫണ്ട്) ഉള്‍പ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നത് ബാദ്ധ്യതാഭാഗത്താണ്. അതിനാല്‍ മിച്ചം/കമ്മി ബാദ്ധ്യതാഭാഗത്തായിരിക്കും ഉള്‍പ്പെടുത്തുക.ഇപ്രകാരം തയ്യാറാക്കുന്ന ബാലന്‍സ് ഷീറ്റില്‍ ആസ്തി - ബാദ്ധ്യതകള്‍ തുല്യമായിരിക്കും.വര്‍ഷാവസാനദിനത്തേതായിരിക്കും (അല്ലെങ്കില്‍ കാലാവധിയുടെ അവസാന ദിനത്തേതായിരിക്കും) ബാലന്‍സ്ഷീറ്റ്.
1.14 അടുത്ത വര്‍ഷത്തെ ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സുകള്‍തന്നാണ്ടിലെ കണക്കില്‍ നിന്ന് അടുത്ത വര്‍ഷത്തെ കണക്കില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തുന്നത്ലെഡ്ജറിലെ ആസ്തി - ബാദ്ധ്യതാ അക്കൗണ്ടുകളുടെ ക്ലോസിംഗ് ബാലന്‍സുകളും മിച്ചം/കമ്മിയുമാണ്. ഇവ അടുത്ത വര്‍ഷത്തെ ലെഡ്ജറില്‍ ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സുകളായിപ്രത്യക്ഷപ്പെടും.
 പ്രായോഗിക പരിചയം: 12 ഇനങ്ങളടങ്ങിയ ചോദ്യാവലി താഴെ കൊടുക്കുന്നു.
1 There was Rs. 5,00,000/- as opening balance in the bank. 
2 Received Entertainment Tax Rs 4000/- in cash. 
3 Received from supplier a computer priced at Rs. 25000/¬
4 Paid Electricity charges Rs. 2000/- by cheque. 
5 With drew Rs. 60000/- from Bank 
6 Paid Salary of Staff Rs. 60000/- in cash 
7 Incurred expenditure on road construction work by contractor Rs. 70000. 
8 Received rent of Conference hall Rs 60000/- by Cheque. 
9 Paid the cost of computer to the supplier by cheque. 
10 Paid Rs. 70000/- by cheque to contractor for  Road construction work 
11 Received PPR Licence Fee Rs.1500/- in cash 
12 Received Permit Fee Rs.50/- in cash 
മേല്‍കാണിച്ച വിവരങ്ങള്‍ ഉപയോഗിച്ച് ജേണലുകള്‍ തയ്യാറാക്കുക. ലെഡ്ജറില്‍ പോസ്റ്റ് ചെയ്യുക. ട്രയല്‍ ബാലന്‍സ് തയ്യാറാക്കുക. ഇന്‍കം ആന്‍ഡ് എക്സ്പെന്‍ഡിച്ചര്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍ുംബാലന്‍സ് ഷീറ്റും തയ്യാറാക്കുക.
ഉത്തരം
ഉത്തരങ്ങള്‍ തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള ഫോര്‍മാറ്റുകളാണ് അടുത്ത പേജുകളില്‍ നല്‍കിയിരിക്കുന്നത്.ഓരോ ചോദ്യത്തിലും പരാമര്‍ശിക്കുന്ന രണ്ട് അക്കൗണ്ടുകള്‍ ഏതെല്ലാമാണെന്നും,അവയോരോന്നും ഏതു തരം അക്കൗണ്ടാണെന്നും (ഉദാ :- പേഴ്സണല്‍ /റിയല്‍ ‍/നോമിനല്‍അല്ലെങ്കില്‍ ഇന്‍കം/എക്സ്പെന്‍ഡിച്ചര്‍/ ലയബിലിറ്റി/അസറ്റ് അക്കൗണ്ട്) മനസ്സിലാക്കുന്നതിനും,ആ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ ഏതേത് അക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റ്/ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യണമെന്ന് നിശ്ചയിക്കുന്നതിനും സഹായിക്കുന്ന ചാര്‍ട്ട് താഴെ കൊടുക്കുന്നു. ജേണലുകള്‍തയ്യാറാക്കുവാന്‍ ഈ ചാര്‍ട്ട് ഉപയോഗിക്കുക.ലെഡ്ജര്‍, ട്രയല്‍ ബാലന്‍സ്, ഇന്‍കം & എക്സ്പെന്‍ഡിച്ചര്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ ്, ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ് എന്നിവ തയ്യാറാക്കുവാന്‍ തുടര്‍ന്ന് നല്‍കിയിട്ടുള്ള ഫോര്‍മാറ്റുകള്‍ ഉപയോഗിക്കുക.