1.2 ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ്

ഓരോ സാമ്പത്തിക ഇടപാടിനും രണ്ട് തലങ്ങളുണ്ട്. ആനുകൂല്യം നല്‍കുന്ന ഒരു തലവും,ആനുകൂല്യം ലഭിക്കുന്ന മറ്റൊരു തലവും. അതിനാല്‍ ഓരോ ഇടപാടിനും രണ്ട് ഭാഗങ്ങളുണ്ട്;ഡെബിറ്റും, ക്രെഡിറ്റും. ഓരോ സ്ഥാപനവും സൂക്ഷിക്കുന്ന അക്കൗണ്ട് ബുക്കുകളില്‍ നിരവധിഅക്കൗണ്ടുകളുണ്ടാവും. ഓരോ സാമ്പത്തിക ഇടപാടും ഇവയിലെ ഏതെങ്കിലും രണ്ട്അക്കൗണ്ടുകള്‍ വീതം ഉള്‍പ്പെടുന്നതായിരിക്കും. ഒരു അക്കൗണ്ട് ആനുകൂല്യം കൈപ്പറ്റുന്നു; അതിനാല്‍ ആ അക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു. മറ്റേ അക്കൗണ്ട് ആനുകൂല്യം നല്‍കുന്നു;അതിനാല്‍ ആ അക്കൗണ്ടിനെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു. ആദ്യത്തെ അക്കൗണ്ടിനെ ഡെറ്റര്‍ (debtor)എന്നും രണ്ടാമത്തെ അക്കൗണ്ടിനെ ക്രെഡിറ്റര്‍ (creditor) എന്നും വിളിക്കാം.

ഉദാഹരണം : വിനോദ നികുതി, കാഷ് എന്നിവ പഞ്ചായത്തിന്‍റെ അക്കൗണ്ട് പുസ്തകങ്ങളിലുളളരണ്ട് അക്കൗണ്ടുകളാണ്. വിനോദ നികുതിയിനത്തില്‍ പഞ്ചായത്തിന് 5000 രൂപ കാഷ് ലഭിക്കുന്നു.വിനോദ നികുതി എന്ന അക്കൗണ്ട് കാഷ് എന്ന അക്കൗണ്ടിന് നല്‍കുന്നതാണിത്. അതിനാല്‍കാഷ് അക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു; വിനോദ നികുതി അക്കൗണ്ടിനെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.പഞ്ചായത്തിന്‍റെ അക്കൗണ്ട് ബുക്കുകളില്‍  കമ്പ്യൂട്ടര്‍  എന്ന പേരിലും സപ്ലൈയര്‍ എന്നപേരിലും ഓരോ അക്കൗണ്ടുകളുണ്ട്. സപ്ലൈ ഓര്‍ഡറിന്‍റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ സപ്ലൈയര്‍ പഞ്ചായത്തിന് 25000 രൂപ വിലയുളള കമ്പ്യൂട്ടര്‍ നല്‍കുന്നു. കമ്പ്യൂട്ടര്‍ ലഭിച്ചു, സ്റ്റോക്കില്‍ എടുത്തു.ഈ ഇടപാടില്‍ കമ്പ്യൂട്ടര്‍ എന്ന അക്കൗണ്ടിനാണ് ആനുകൂല്യം ലഭിക്കുന്നത്. ആനുകൂല്യം നല്‍കുന്നത് സപ്ലൈയര്‍ എന്ന അക്കൗണ്ടാണ്. അതിനാല്‍ ഈ ഇടപാട് പഞ്ചായത്തിന്‍റെ അക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് കമ്പ്യൂട്ടര്‍ എന്ന അക്കൗണ്ടിന് ഡെബിറ്റും സപ്ലൈയര്‍ എന്നഅക്കൗണ്ടിന് ക്രെഡിറ്റും നല്‍കിയാണ്.1494 ലൂക്കോ പാച്ചിയോലി എന്ന ഇറ്റാലിയന്‍ പുരോഹിതനാണ് ഈ സമ്പ്രദായത്തെപ്പറ്റിയുള്ളപുസ്തകം ആ്വ്യമായി പ്രസിദ്ധീകരിച്ചത്. ഓരോ ഇടപാടും ഒരേ സമയം തന്നെ രണ്ട്അക്കൗണ്ടുകളില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനാലാണ് (അതായത് ഒരേ സമയം രണ്ട് എന്‍ട്രിനടത്തുന്നതിനാലാണ്) ഈ സമ്പ്രദായത്തെ ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി എന്നു വിളിക്കുന്നത്. ഡബിള്‍എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായം കാഷ് അടിസ്ഥാനത്തിലോ അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തിലോ നടപ്പാക്കാവുന്നതാണ്.