1.4 അക്രൂവല്‍ അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായത്തിന്‍റെ മെച്ചം

പഞ്ചായത്തുകളില്‍ നിലനിന്നു പോന്നത് കാഷ് അടിസ്ഥാനത്തിലുളള സിംഗിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായമാണ്. കേന്ദ്ര-സംസ്ഥാന സര്‍ക്കാരുകളും ഇതേ സമ്പ്രദായംതന്നെയാണ് ഇതുവരെ പിന്തുടര്‍ന്നത്. എന്നാല്‍ കേന്ദ്ര-സംസ്ഥാന സര്‍ക്കാരുകളുടെഅക്കൗണ്ടുകളും അക്രൂവല്‍ സമ്പ്രദായത്തിലേക്ക് ഉടന്‍ തന്നെ മാറുന്നതാണെന്ന കാര്യംകേന്ദ്രസര്‍ക്കാരും കംപ്ട്രോളര്‍ ആന്‍റ് ഓഡിറ്റര്‍ ജനറലും പ്രഖ്യാപിച്ചു കഴിഞ്ഞു. കാഷ് അടിസ്ഥാനത്തിലും അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തിലുമുള്ള സമ്പ്രദായങ്ങള്‍ തമ്മിലുള്ള താരതമ്യം താഴെ കൊടുക്കുന്നു:

കാഷ് അടിസ്ഥാനത്തിലുളള സിംഗിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായം അക്രൂവല്‍ ‍അടിസ്ഥാനത്തിലുളള ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായം  അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തിലുളള സമ്പ്രദായത്തിന്‍റെ മെച്ചം
പണം ലഭിക്കുമ്പോഴും പണംനല്‍കുമ്പോഴും മാത്രമേഅക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നുളളൂ. അതായത് പണം വരവ്, പണം കൊടുക്കല്‍ എന്നീ വിവരങ്ങള് ‍മാത്രമാണ് അക്കൗണ്ടില്‍്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നത്. വരുമാനം, ചെലവ്, ആസ്തി,ബാദ്ധ്യത എന്നിവ സംബന്ധിച്ച് കൈവരുന്ന അവകാശങ്ങളും ഏറ്റെടുക്കുന്ന ബാദ്ധ്യതകളും അവ സംഭവിക്കുന്ന മുറയ്ക്ക് തന്നെ അക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.  ഓരോ അക്കൗണ്ട് സംബന്ധിച്ചുമുളള ധനകാര്യ ഇടപാടുകളുടെ പൂര്‍ണ്ണ വിവരം ലഭ്യമാകുന്നു.
കാഷ് ബുക്കിന്‍റെയും വരവ് ചെലവ് രജിസ്റ്ററുകളുടെയും അടിസ്ഥാനത്തില്‍ തയ്യാറാക്കിയ പണം വരവ്- പണം കൊടുക്കല്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ് (Receipts and Payments Statement) ആണ് വാര്‍ഷിക ധനകാര്യ പത്രിക. ഇതുവഴി ഓരോ ഇനത്തിലേയും പണം വരവും പണംകൊടുക്കലും സ്ഥാപനത്തിന്‍റെ നീക്കിയിരിപ്പും മാത്രമേ അറിയാന്‍ കഴിയുകയുളളൂ. വരുമാനവും ചെലവും രേഖപ്പെടുത്തുന്നില്ല കിട്ടാനും കൊടുക്കാനുമുള്ള തുകകളടക്കം ആസ്തി ബാദ്ധ്യതകളുടെ വിവരംപ്രത്യേകം രജിസ്റ്ററുകളിലാണ് സൂക്ഷിച്ചിട്ടുളളത്.

കാഷ് ബുക്ക്, ജേണല്‍ ബുക്ക്, ലെഡ്ജര്‍, ട്രയല്‍ ബാലന്‍സ് എന്നിവയുടെഅടിസ്ഥാനത്തില്‍ താഴെ പറയുന്ന മൂന്ന് അക്കൗണ്ട് സ്റ്റേറ്റുമെന്‍റുകള്‍ വര്‍ഷാന്ത്യം തയ്യാറാക്കുന്നു.

  1. Balance Sheet
  2. Income and Expenditure Statement
  3. Receipts and Payments Statement 
Receipts and Payments Statement തയ്യാറാക്കുന്നതിനാല്‍ കാഷ് അടിസ്ഥാനത്തിലുളള സമ്പ്രദായപ്രകാരമുളള മുഴുവന്‍ വിവരവുംഇവിടെയും ലഭിക്കുന്നു.ബാലന്‍സ്ഷീറ്റ് തയ്യാറാക്കുന്നതിനാല്‍ മൊത്തം ആസ്തിബാദ്ധ്യതകളുടെ ചിത്രം അക്കൗണ്ടിലൂടെതന്നെ ലഭിക്കുന്നു. Income and Expenditure Statement വഴി ഓരോ വര്‍ഷത്തേയും വരുമാനംകൊണ്ടു തന്നെ ആ വര്‍ഷത്തെചെലവുകള്‍ നിവ്വഹിക്കുവാന്‍കഴിഞ്ഞുവോ എന്ന് (അതായത്, കമ്മിയൊന്നുമില്ലാതെ പ്രവര്‍ത്തിച്ചുവോ എന്ന്) അക്കൗണ്ടില്‍ നിന്നു തന്നെഅറിയാന്‍ കഴിയുന്നു
ഓരോ വര്‍ഷവും തയ്യാറാക്കുന്നകണക്കില്‍ (പണം വരവ് - പണംനല്‍കല്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റില്‍) തന്നാണ്ടത്തെ തുകകള്‍ക്ക് പുറമെ മുന്‍വര്‍ഷങ്ങളെ സംബന്ധിച്ചകുടിശ്ശിക തുകകളുംഉള്‍പ്പെടുത്തിയിരിക്കും. ഭാവി വര്‍ഷങ്ങളിലേക്കുള്ള അഡ്വാന്‍സ്തുകകളും ഉള്‍പ്പെട്ടേക്കാം തന്നാണ്ടിലെ വരുമാന -ചെലവുകള്‍ മാത്രം ഉള്‍ക്കൊള്ളുന്ന Income and Expenditure Statement തയ്യാറാക്കുന്നതിനാല്‍ ഓരോ വര്‍ഷത്തെയും വരുമാനവും ചെലവും മുന്‍വര്‍ഷത്തെ വരുമാനവും ചെലവുമായി താരതമ്യം ചെയ്യാന്‍ കഴിയും. തന്നാണ്ടിലെ പ്രവര്‍ത്തനഫലം മിച്ചമോ കമ്മിയോ എന്ന്മനസ്സിലാക്കാം.
ആസ്തി ബാദ്ധ്യതകളുടെ വിവരം കണക്കില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തുന്നില്ല. കിട്ടാനുള്ളതും കൊടുക്കാനുള്ളതുമായതുകകള്‍ ഉള്‍പ്പടെയുള്ള ആസ്തി ബാദ്ധ്യതകള്‍ ഉള്‍പ്പെടുന്ന ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ് ധനകാര്യ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റിന്‍റെ ഭാഗമാണ്. ആസ്തി ബാദ്ധ്യതകള്‍ സംബന്ധിച്ച പൂര്‍ണ്ണവിവരങ്ങള്‍ ലഭിക്കുന്നു.

ധനകാര്യ ഇടപാടുകളെ നാലായി തരംതിരിക്കാം: വരുമാനം (Income) , ചെലവ് (Expense), ബാധ്യത (liability), ആസ്തി (Asset) എന്നിങ്ങനെ. ഒരു അക്കൗണ്ടിംഗ് കാലയളവില്‍ (അതായത്, സാധാരണ ഗതിയില്‍, ഒരു സാമ്പത്തിക വര്‍ഷത്തില്‍) ലഭിക്കാന്‍ അര്‍ഹതപ്പെട്ട തുകകളാണ്വരുമാനം; കൊടുക്കാന്‍ ബാദ്ധ്യതപ്പെട്ട തുകകളാണ് ചെലവ്. യഥാര്‍ത്ഥത്തില്‍ ലഭിച്ച തുകകളെ പണം വരവ്  (Receipt) എന്നും യഥാര്‍ത്ഥത്തില്‍ കൊടുത്ത തുകകളെ പണം കൊടുക്കല്‍ (Payments) എന്നും പേര്‍ പറയാം. ഇപ്രകാരമുള്ള പണം വരവുകളിലും പണം കൊടുക്കലുകളിലും കുടിശ്ശിക തുകകളും ഭാവികാലത്തേയ്ക്കുള്ള തുകകളും ഉള്‍പ്പെട്ടെന്നു വരാം. എന്നാല്‍വരുമാനത്തിലും, ചെലവിലും കുടിശ്ശിക തുകകളും ഭാവിയിലേയ്ക്കുള്ള തുകകളും ഉള്‍പ്പെടുകയില്ല.

ഒരു തുക യഥാര്‍ത്ഥത്തില്‍ ഏതു ദിവസമാണോ ലഭിക്കേണ്ടത് ആ ദിവസം ആ വരുമാനംഅക്രൂ ചെയ്തതായി രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ഇപ്രകാരം അക്രൂ ചെയ്യേണ്ട വരുമാനങ്ങള്‍ക്കുള്ളഉദാഹരണങ്ങളാണ് വസ്തുനികുതി, തൊഴില്‍ നികുതി (ട്രേഡേഴ്സ്), പരസ്യനികുതി, വാടക, ഡി&ഒ ലൈസന്‍സ്, പി എഫ് എ ലൈസന്‍സ്, ലേലം ചെയ്ത് കൊടുത്ത മാര്‍ക്കറ്റ് വരവ്, ബസ്സ്റ്റാന്‍ഡ് വരവ് തുടങ്ങിയവ. ഒപ്പം തന്നെ ലഭിക്കേണ്ട വരുമാനമായി ആസ്തിയിലുംഉള്‍പ്പെടുത്തുന്നു.അതുപോലെ ഒരു തുക യഥാര്‍ത്ഥത്തില്‍ ഏതു ദിവസമാണോ ചെലവു ചെയ്യേണ്ടത്അതേ ദിവസം തന്നെ ചെലവ് ചെയ്തതായി അക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ഇത്തരംചെലവുകള്‍ക്കുള്ള ഉദാഹരണങ്ങളാണ് ശമ്പളം, സപ്ലൈ ഓര്‍ഡര്‍ കൊടുത്ത് വാങ്ങുന്നസാധനങ്ങള്‍ , വായ്പകളുടെ പലിശ, തുടങ്ങിയവ. ഒപ്പം തന്നെ കൊടുത്തു തീര്‍ക്കേണ്ടബാദ്ധ്യതയിലും രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.

ഇപ്രകാരം അക്രൂ ചെയ്യുന്ന വരുമാനങ്ങളും ചെലവുകളും കണക്കിലെടുത്തിട്ടുള്ളഅക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായമായതിനാലാണ് അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള സമ്പ്രദായമെന്ന്ഈ രീതിയെ വിശേഷിപ്പിക്കുന്നത്.