1.7 ജേണല്‍ തയ്യാറാക്കല്‍

ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായത്തില്‍ ബുക്ക് ഓഫ് ഒറിജിനല്‍ എന്‍ട്രി എന്നത് ജേണല്‍ ബുക്ക് ആണ്. ആവര്‍ത്തിച്ചു വരുന്ന ജേണലുകളെ പ്രത്യേക പുസ്തകങ്ങളില്‍ രേഖപ്പെടുത്താം- ഇത്തരം സ്പെഷ്യലൈസ്ഡ് ജേണലുകളാണ് പര്‍ച്ചേസ് ബുക്ക്, സെയില്‍സ് ബുക്ക്, കാഷ് ബുക്ക്, ബാങ്ക് ബുക്ക് തുടങ്ങിയവ. ഇവ ലെഡ്ജറുകളായും പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നു.പഞ്ചായത്ത് അക്കൗണ്ടിംഗില്‍ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുമ്പോള്‍ ജേണല്‍ ബുക്ക്, കാഷ് ബുക്ക്, ബാങ്ക്ബുക്ക് എന്നിവ മാത്രമേ പ്രസക്തമാവുന്നുള്ളൂ. ഏതു ധനകാര്യ ഇടപാടിലും ചുരുങ്ങിയത് ഒരുഡെബിറ്റും ഒരു ക്രെഡിറ്റും ഉണ്ടാവും. ഇപ്രകാരം ഒരു ധനകാര്യ ഇടപാടിനെ ഡെബിറ്റുംക്രെഡിറ്റുമായി രേഖപ്പെടുത്തുന്ന പ്രക്രിയയെ ജേണലൈസ് ചെയ്യുക എന്നു പറയുന്നു. ജേണലിന്ഉദാഹരണം താഴെ കൊടുക്കുന്നു.

Date Particulars  L/F* Debit Amount (Rs) Credit Amount (Rs)
1.01.2010 Cash Ac         Dr       1000  
To Rent (being the rent of building for January 2010 received in cash    1000

*.L/F:Ledger Folio

ഇടപാടുകളെ ജേണലൈസ് ചെയ്യാന്‍ പഠിച്ചാല്‍ അക്കൗണ്ടിംഗ് വളരെ എളുപ്പമായിരിക്കും.ഓരോ ഇടപാടിനേയും ജേണലൈസ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള നടപടികള്‍ പടിപടിയായി താഴെസൂചിപ്പിക്കാം.

  1. ഇടപാടിലെ രണ്ട് അക്കൗണ്ടുകള്‍ ഏതെല്ലാമാണെന്ന് വേര്‍തിരിച്ചറിയുക. (ഏറ്റവും ചുരുങ്ങിയത് രണ്ട് അക്കൗണ്ടുകള്‍ ഉണ്ടായിരിക്കും.)
  2. ഓരോ അക്കൗണ്ടും പേഴ്സണല്‍ അക്കൗണ്ടാണോ, റിയല്‍ അക്കൗണ്ടാണോ, നോമിനല്‍ അക്കൗണ്ടാണോ എന്ന് വേര്‍തിരിച്ചറിയുക.
  3. തിരിച്ചറിഞ്ഞു കഴിഞ്ഞാല്‍ , നേരത്തേ സൂചിപ്പിച്ചിട്ടുള്ള നിയമപ്രകാരം, ഈ ഇടപാടില്‍ ഏത് അക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യണം, ഏത് അക്കൗണ്ടിനെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യണം എന്നു തീരുമാനിക്കുക.
  4. തീരുമാനിച്ചതിന്‍റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ ഒരു അക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റു ചെയ്തും മറ്റേഅക്കൗണ്ടിനെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്തും ജേണല്‍ തയ്യാറാക്കുക.

മറ്റൊരു രീതിയിലാണെങ്കില്‍ :

  1. രണ്ട് അക്കൗണ്ടുകള്‍ വേര്‍തിരിച്ചറിയുക.
  2. ഇന്‍കം/എക്സ്പെന്‍റിച്ചര്‍ /ലയബിലിറ്റി/ അസറ്റ് - ഇവയില്‍ ഏതാണെന്ന്വേര്‍തിരിച്ചറിയുക.
  3. നേരത്തേ സൂചിപ്പിച്ചിട്ടുള്ള നിയമപ്രകാരം, ഡെബിറ്റ് / ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യാന്‍ തീരുമാനിക്കുക.
  4. ജേണലൈസ് ചെയ്യുക.